관공서·학교 제출 PDF, 용량 제한 맞추는 법

민원 서류나 과제를 올리려는데 '10MB 이하만 업로드할 수 있습니다'에서 막히는 일이 자주 있습니다. 같은 10MB라도 문서가 어떻게 만들어졌느냐에 따라 줄이는 방법이 완전히 다릅니다.

먼저 어떤 PDF인지 구분하세요

PDF를 열어 본문 글자를 마우스로 드래그해보세요. 글자가 파랗게 선택되면 '글자 문서'이고, 아무리 끌어도 선택이 안 되면 '스캔본(그림 문서)'입니다. 이 한 번의 확인으로 할 일이 갈립니다.

글자 문서는 이미 가벼운 편이라 용량의 대부분이 그림이나 글꼴에 있습니다. 반면 스캔본은 종이를 사진으로 찍어 넣은 것이라, 글자처럼 보여도 실제로는 큰 사진 여러 장이 들어 있는 셈입니다. 수십 MB가 나오는 파일은 거의 전부 후자입니다.

스캔할 때 600dpi로 떠 놓은 문서는 제출용으로는 과합니다. 글자를 읽는 용도라면 200~300dpi면 충분하고, 그것만으로 용량이 절반 아래로 떨어집니다.

이미 스캔을 끝냈다면 다시 뜨지 말고 압축으로 해결하세요. 쪽을 다시 그려 넣는 방식의 압축은 스캔본에서 효과가 가장 큽니다. 다만 글자가 작은 문서는 너무 세게 줄이면 번지므로, 줄인 뒤 반드시 열어서 가장 작은 글씨가 읽히는지 확인해야 합니다.

글자 문서는 그림을 건드리지 않고 파일 구조만 정리해도 10~30%가 빠지는 경우가 있습니다. 여러 번 편집하며 쌓인 중복 정보가 정리되기 때문입니다. 글자와 링크가 그대로 남으니 검색이나 복사가 필요한 제출물에 알맞습니다.

그래도 모자라면 문서 안의 사진이 범인입니다. 원본 문서(한글·워드)에서 사진을 작게 넣고 다시 PDF로 저장하는 편이, PDF 상태에서 억지로 줄이는 것보다 결과가 훨씬 깔끔합니다.

제출 서식이 '관련 서류만'을 요구하는데 100쪽짜리를 통째로 올리려는 경우가 많습니다. 필요한 쪽만 남기면 용량은 쪽수에 비례해 줄어듭니다. 압축으로 30%를 깎는 것보다 쪽수를 3분의 1로 줄이는 쪽이 훨씬 빠릅니다.

여러 파일을 하나로 합쳐야 한다면 합친 뒤에 압축하세요. 순서가 반대면 압축 효과가 떨어집니다.

전자서명이 들어간 문서: 서명된 PDF를 고치면 서명이 깨집니다. 용량이 커도 원본 그대로 내야 합니다. 담당자에게 분할 제출이 가능한지 먼저 물어보세요.
제출 전 확인: 줄인 파일을 열어 쪽수, 작은 글씨, 도장·사인이 또렷한지 보세요. 흐려진 도장 때문에 반려되는 일이 생각보다 잦습니다.
원본 보관: 줄인 파일로 원본을 덮어쓰지 마세요. 다시 제출하거나 보완 요청이 왔을 때 원본이 필요합니다.